ربما تكون قد سمعت عن Kanban ، وهو أسلوب لإدارة المشاريع يستخدم المرئيات لتوضيح عملية ما. إذا كنت تعتقد أن هذا يمكن أن يكون خيارًا لمشروعك التالي ، فإننا نرشدك إلى كيفية تطبيقه ، والأدوات التي يمكنك استخدامها ، ومثال مشروع باستخدام طريقة Kanban.
ما هو كانبان؟
Kanban هي طريقة شائعة لإدارة المشاريع الرشيقة المستخدمة في العديد من الصناعات ، لكنها بدأت في الصناعة التحويلية منذ عقود.
تم تطويره في الأربعينيات من قبل Taiichi Ohno ، مهندس صناعي في Toyota. كان الهدف هو تحسين الكفاءات في التصنيع باستخدام أداة مرئية لإظهار العملية وتوفير الشفافية. كهيكل تخطيط بسيط ، تم استخدام Kanban للتحكم في العمل وإدارة المخزون في كل مرحلة خلال الإنتاج. وكانت النتيجة زيادة الإنتاجية مع تقليل التكاليف في نفس الوقت.
بعد سنوات عديدة ، كان David J. Anderson هو من طبق نظام Kanban على صناعة تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات. واصل أندرسون تطوير الطريقة ومفاهيمها ونشر الكتاب لاحقًا كانبان: تغيير تطوري ناجح لأعمالك التكنولوجية في 2010.
بمرور الوقت ، أصبح Kanban طريقة قوية وشائعة لإدارة المشاريع من أي نوع وحجم تقريبًا.
كيف يعمل كانبان
كلمة كانبان مشتقة من الكلمتين اليابانيتين “كان” والتي تعني “علامة” و “بان” والتي تعني “لوحة”. يوفر هذا الصورة المرئية الأساسية المستخدمة مع طريقة كانبان.
تخيل لوحة ، حتى لو كانت بيضاء كبيرة ، مع أعمدة ومربعات مدرجة في كل منها. تمثل اللوحة المشروع ، وتمثل الأعمدة المراحل ، وتمثل المربعات البطاقات.
تستخدم كل بطاقة كمهمة ، ثم تقوم بترتيب البطاقات في المراحل بناءً على الأولوية. عندما تكمل مهمة ما ، فإنك تنقل بطاقتها إلى المرحلة التالية في المشروع وتستمر في هذه العملية حتى تكتمل المهمة.
يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل نقل المهام من مرحلة “المهام المطلوبة” إلى مرحلة “قيد التقدم” إلى مرحلة “تم”.
يمكن أن يكون أيضًا أكثر تعمقًا ، اعتمادًا على المشروع أو الصناعة. على سبيل المثال ، قد يتضمن مشروع تكنولوجيا المعلومات مراحل “Backlog” و “التخطيط” و “التطوير” و “الاختبار” و “النشر” و “إكمال”.
من الناحية المثالية ، تتحرك البطاقات عبر المراحل بالتساوي على السبورة. إذا انتقلت البطاقات إلى مرحلة ما ، وأصبحت هذه المرحلة مغمورة بالبطاقات التي لا تتحرك إلى الأمام ، فقد وجدت عنق الزجاجة في المشروع.
نصيحة: استخدم Kanban مع Eisenhower Matrix لإدارة المهام في مشروعك.
لوحات كانبان على الإنترنت
نظرًا لشعبية Kanban ، ستجد العديد من الأدوات المستندة إلى الويب لاستخدام هذه الطريقة في إدارة المشاريع. على الرغم من أنه قد يكون لكل منها مجموعة ميزات فريدة خاصة به ، إلا أن مفهوم كانبان الأساسي موجود في الجذر. لديك لوحات ومراحل (تسمى أيضًا قوائم) وبطاقات.
تريلو
Trello هي أداة كانبان رائعة ومفضلة حقيقية بواجهة سهلة الاستخدام. يمكنك استخدام خلفية مختلفة لكل لوحة ، مما يسهل التعرف على اللوحة التي تشاهدها. يمكنك أيضًا نسخ أو نقل قائمة (مرحلة) بسهولة ، وفرز القوائم تلقائيًا ، ووضع علامة على اللوحات المفضلة للوصول السريع.
تشمل ميزات Trello المتميزة ما يلي:
- مساحات عمل متعددة
- قوالب المجلس
- الأتمتة
- شكا من السلطة (الوظائف الإضافية)
- قوائم المراجعة والتسميات وتواريخ الاستحقاق والمرفقات والحقول المخصصة للبطاقات
المنصات: يتوفر Trello على أنظمة تشغيل Windows و Mac و Android و iPhone و iPad و Chrome و Edge و Firefox و Safari والويب.
التسعير: مجانًا مع خيارات اشتراك Trello المدفوعة التي تتضمن عددًا غير محدود من اللوحات ولوحة القيادة وطرق عرض التقويم وميزات أخرى.
نصيحة: Trello هي واحدة من العديد من أدوات إدارة المشاريع التي نوصي بها.
أسانا
خيار كانبان الجيد الآخر هو Asana. يوفر قسمًا مفيدًا “المهام الخاصة بي” في التنقل لرؤية المهام المعينة لك بسرعة. يمكنك أيضًا إعداد قواعد لنقل المهام عندما يقترب تاريخ الاستحقاق أو إنشاء قواعد مخصصة باستخدام خطة Asana المدفوعة.
تشمل الميزات المتميزة لـ Asana ما يلي:
- التطبيقات والتكاملات
- التبعيات والمعالم
- الموافقات
- وجهات نظر متعددة
- المهام الفرعية ومهام المتابعة والتعليقات والعلامات والمتعاونون للبطاقات
المنصات: Asana متاح على أنظمة التشغيل Windows و Mac و Android و iPhone و iPad و Chrome و Edge و Firefox و Safari والويب.
التسعير: مجانًا مع خيارات اشتراك Asana المدفوعة التي تتضمن النماذج والتقارير ولوحات معلومات غير محدودة وميزات أخرى.
ملحوظة: Asana هو أيضًا بديل رائع لـ Microsoft Project.
Monday.com
هناك أداة أخرى كانبان يمكنك التحقق منها وهي Monday.com. باستخدامه ، يمكنك تخصيص مصطلحات العنصر الخاص بك لتناسب مشروعك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مصطلحات مثل حملة ، أو عميل ، أو عميل محتمل ، أو خيار مخصص. يمكنك أيضًا حفظ اللوحات التي تقوم بإنشائها كقوالب للمشاريع المستقبلية.
تشمل الميزات البارزة لموقع Monday.com:
- مساحات عمل متعددة
- إخطارات قابلة للتخصيص
- الأتمتة
- التطبيقات والتكاملات
- المعينون والحالات وتواريخ الاستحقاق وسجلات النشاط ومرفقات الملفات للبطاقات
المنصات: موقع Monday.com متاح على أنظمة التشغيل Windows و Mac و Android و iPhone و iPad و Chrome و Edge و Firefox و Safari والويب
التسعير: مجانًا مع خيارات اشتراك Monday.com المدفوعة التي تتضمن عناصر غير محدودة ولوحة معلومات وعرض التقويم وميزات أخرى.
نصيحة: استخدم Monday.com لاستبدال Microsoft SharePoint.
للحصول على أدوات Kanban الإضافية ، يمكنك أيضًا التحقق من ClickUp و MeisterTask و Wrike و Zoho Projects و Kanbanize. ضع في اعتبارك أن بعض الأدوات قد تحتوي فقط على خيارات مدفوعة ، لذا تأكد من البحث عن عروض تجريبية مجانية لمراجعتها قبل الشراء.
كيفية استخدام Kanban: عملية بسيطة
إذا كنت مستعدًا لتجربة منهجية Kanban في مشروعك ولكنك لست متأكدًا تمامًا من كيفية البدء ، فنحن نسير في مثال وننشئ مشروعًا جديدًا باستخدام Trello.
قم بإنشاء اللوحة والمراحل أو القوائم
للبدء ، حدد الأداة الخاصة بك ، وقم بإنشاء حساب ، وقم بتسجيل الدخول ، وتوجه إلى مساحة العمل الرئيسية الخاصة بك لإنشاء لوحة.
- في مساحة عمل Trello الرئيسية ، حدد “إنشاء لوحة جديدة”.
- أدخل “عنوان لوحة” ، وحدد الخلفية ، ومساحة العمل ، والرؤية ، إذا كنت ترغب في ذلك. انقر فوق “إنشاء”.
- عند فتح اللوحة الجديدة ، ستضيف المراحل أو القوائم لمشروعك. حدد “إضافة قائمة أخرى” ، وأدخل عنوانًا ، وانقر على “إضافة قائمة”.
- افعل الشيء نفسه للمراحل أو القوائم الإضافية التي ترغب في استخدامها. بالنسبة لمشروعنا النموذجي ، نقوم بإنشاء المراحل “الأفكار” و “المهام المطلوبة” و “قيد التقدم” و “المراجعة” و “تم”.
أضف بطاقات إلى المراحل
بمجرد الانتهاء من المراحل أو القوائم ، يمكنك إضافة بطاقات للمهام. ابدأ بالمرحلة الأولى ، أو قم بتضمين المهام الجارية أو المكتملة بالفعل والتي تريد إضافتها للتعقب.
- حدد “إضافة بطاقة” وأدخل عنوان المهمة.
- بمجرد إنشاء بطاقة ، يمكنك فتحها لإضافة وصف أو تفاصيل أو قائمة تحقق أو تسمية أو تاريخ استحقاق أو عنصر مفيد آخر.
نقل البطاقات بين المراحل
عند إكمال المهام ، يمكنك بسهولة نقل البطاقات إلى المرحلة التالية أو القائمة في المشروع.
في Trello ، يمكنك ببساطة سحب بطاقة من قائمة إلى أخرى.
بدلاً من ذلك ، إذا كانت البطاقة مفتوحة ، يمكنك اختيار “نقل” واختيار المرحلة أو القائمة.
استفد من ميزات اللوحة والقائمة والبطاقة
اعتمادًا على الأداة التي تحددها ، قد تجد ميزات مفيدة أخرى للعمل مع لوحة Kanban بنفسك أو مع فريق.
تتضمن بعض الميزات ما يلي:
- لوحات المشاركة
- أرشفة مرحلة أو قائمة
- تخصيص البطاقات
- البحث والتصفية والفرز
- إضافة تعليقات البطاقة
- بما في ذلك تسميات البطاقة أو العلامات
أسئلة مكررة
ما الفرق بين لوحة كانبان ولوحة المهام؟
تتضمن لوحة كانبان أعمدة تعرض تقدم المهام أثناء انتقالها خلال العملية. تحتوي لوحة المهام ببساطة على قائمة بالمهام التي يمكن التحقق منها أو شطبها عند اكتمالها.
ما الفرق بين منهجية كانبان و سكرم؟
بينما يقع كل من كانبان و سكرم تحت مظلة إدارة المشاريع الرشيقة ، إلا أن هناك بعض الاختلافات الواضحة بين الاثنين.
يستخدم Scrum فريقًا له أدوار محددة ، مثل مدير سكروم ومالك منتج سكروم. تستخدم عملية المهام سباقات السرعة التي يتم تحديد فترات زمنية ، عادةً ما تكون بضعة أسابيع أو شهر ، وتحدث التغييرات في نهاية العدو.
يمكن أن يستخدم كانبان فريقًا ، ولكن لا توجد أدوار محددة لأعضاء الفريق. بالنسبة للمهام ، لا توجد فترات زمنية محددة ، ويمكن إجراء التغييرات في أي وقت خلال العملية.
كيف تدير التدفق باستخدام Kanban؟
يختلف إلى حد ما عن التقنيات الأخرى ، يركز كانبان على تحريك العمل خلال العملية بدلاً من التركيز على الأشخاص الذين يقومون بالعمل. الهدف النهائي هو إكمال المهام في الوقت المناسب.
رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.
اشترك في نشرتنا الإخبارية!
تم تسليم أحدث دروسنا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك
اكتشاف المزيد من ينبوع المعرفة
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.